SaiGon Summit là hội nghị đầu tiên được tổ chức tại Việt Nam của Tech in Asia, đơn vị truyền thông về công nghệ lớn hàng đầu Châu Á. Với chủ đề “Charting Vietnam’s Tech Future” (Phác thảo tương lai công nghệ Việt Nam), sự kiện Tech in Asia Saigon Summit 2024 đã diễn ra tại TPHCM hôm 30.5, với rất nhiều hoạt động, quy tụ hơn 700 nhà lãnh đạo khởi nghiệp, đổi mới sáng tạo từ khắp nơi trên thế giới.
THÁCH THỨC ĐẶT RA
- Thiếu đồng nhất trong chất lượng dịch vụ:
Việc phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên đông đảo có thể dẫn đến sự không đồng nhất trong chất lượng dịch vụ, vốn đến sự khác biệt về trình độ và khả năng của các nhân viên. Sự không nhất quán này có thể gây ra sự nhầm lẫn, lỗi sai và chậm trễ trong quá trình đăng ký, check-in, khiến người tham gia phải chờ đợi, tạo ấn tượng đầu tiên tiêu cực về sự kiện. Sự khác biệt về kinh nghiệm làm việc giữa các nhân viên là một trong những nguyên nhân chính của vấn đề này.
Sự thiếu đồng nhất trong chất lượng dịch vụ có thể làm suy giảm thành công của sự kiện, dẫn đến sự không hài lòng của người tham dự, phản hồi tiêu cực và tiềm ẩn nguy cơ tổn hại đến uy tín của đơn vị tổ chức. Đảm bảo dịch vụ nhất quán và chất lượng cao từ tất cả các nhân viên là một thách thức lớn, đòi hỏi đào tạo liên tục, giám sát và quản lý, tất cả đều làm tăng gánh nặng hoạt động và chi phí cho các nhà tổ chức sự kiện.
- Chi phí lao động cao:
Nhu cầu về nhiều nhân viên để quản lý hàng dài, xác minh đăng ký và phân phát tài liệu làm tăng đáng kể chi phí hoạt động, gây áp lực tài chính cho các tổ chức. Yêu cầu về nguồn nhân lực lớn làm gia tăng chi phí tổ chức sự kiện một cách đáng kể. Ngoài các chi phí trực tiếp như lương, các chi phí bổ sung như phúc lợi, tiền làm thêm giờ và thuê nhân viên tạm thời cho các sự kiện lớn hơn càng làm tăng gánh nặng tài chính. Việc phối hợp lịch làm việc, quản lý thay đổi ca và giải quyết tình trạng thiếu hụt nhân sự bất ngờ tạo thêm các lớp phức tạp và khả năng kém hiệu quả.
Chi phí lao động cao không chỉ ảnh hưởng đến ngân sách của sự kiện mà còn hạn chế khả năng của tổ chức trong việc phân bổ nguồn lực cho các lĩnh vực quan trọng khác như tiếp thị, gắn kết người tham dự và tạo nội dung. Do đó, các ràng buộc tài chính liên quan đến nhân sự có thể cản trở sự phát triển và mở rộng của các hoạt động sự kiện.
- Quy trình đăng ký phức tạp:
Nhân viên sự kiện phải quen thuộc với logistics của sự kiện, hệ thống đăng ký và quy trình xử lý sự cố để giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh. Tuy nhiên, tính chất động của sự kiện kết hợp với việc thay đổi nhân viên thường xuyên dựa trên địa điểm sự kiện có nghĩa là quy trình đào tạo phải được lặp lại thường xuyên. Yêu cầu đào tạo liên tục này vừa tốn thời gian vừa tốn nguồn lực, làm phân tán sự chú ý và tài nguyên khỏi các hoạt động lập kế hoạch sự kiện quan trọng khác.
Độ phức tạp vốn có của quy trình đăng ký cũng hạn chế khả năng mở rộng của sự kiện. Khi số lượng người tham dự tăng lên, gánh nặng trên nhân viên và hệ thống ngày càng lớn, làm trầm trọng thêm các thách thức và gia tăng nguy cơ sự cố hoạt động. Vấn đề mở rộng này khiến việc tổ chức sự kiện lớn hơn và thu hút thêm người tham dự trở nên khó khăn mà không cần đầu tư thêm đáng kể vào nhân sự và cơ sở hạ tầng.
GIẢI PHÁP
Máy check-in tự động Breezing.in là công cụ check-in được thiết kế nhằm nâng cao hiệu suất cho nhà tổ chức sự kiện và mang lại trải nghiệm thuận tiện cho người tham gia. Tại SaiGon Summit 2024, mỗi máy check-in giúp thay thế 5 nhân công check in sự kiện so với phương pháp check-in truyền thống. Việc tự động hóa quy trình giúp giảm thiểu chi phí thuê nhân công, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất, cho phép đơn vị tổ chức xử lý một lượng lớn người tham dự một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Với khách tham gia, quy trình check-in tự động chỉ mất 10 giây để hoàn tất, đơn giản bằng cách quét mã QR cá nhân, cập nhật thông tin, sau đó sử dụng hệ thống in tự động để nhận thẻ đeo cá nhân. Giải pháp này giúp tiết kiệm thời gian, mang đến cho khách tham gia sự tiện lợi, linh hoạt.
Khách tham gia của sự kiện, D. Han đến từ Singapore đã bày tỏ sự ấn tượng của mình với quy trình check-in: “Mọi thứ rất nhanh chóng, mượt mà, khiến tôi nhớ đến quy trình check-in ở sân bay: tôi nhập thông tin vé, và mọi thứ được in ra tự động trong thời gian nhanh chóng. Thứ khiến tôi ấn tượng nhất là phần quét mã QR, rất tiện lợi với tôi.”
- Tiết kiệm chi phí thuê nhân công:
Máy tự động hóa đăng ký của Breezing.In được thiết kế để nâng cao hiệu quả cho các nhà tổ chức sự kiện và mang lại sự thuận tiện cho người tham dự. Tại Saigon Summit 2024, mỗi máy đăng ký tự động đã thay thế được lên tới mười nhân viên đăng ký truyền thống. Sự giảm bớt này không chỉ đơn giản hóa quy trình hoạt động mà còn giảm gánh nặng tài chính liên quan đến nhân sự.
Bằng cách tự động hóa quy trình đăng ký với các ki-ốt tự phục vụ, Breezing.In cho phép người tham dự tự đăng ký nhanh chóng và dễ dàng. Điều này loại bỏ sự can thiệp thủ công, giảm khả năng lỗi và trì hoãn vốn có trong quy trình đăng ký thủ công truyền thống. Người tham dự chỉ cần quét mã QR cá nhân của họ, cập nhật thông tin cần thiết và nhận thẻ sự kiện ngay lập tức mà không cần sự hỗ trợ trực tiếp từ nhân viên sự kiện.
- Đơn giản hóa đào tạo nhân viên:
Hệ thống đăng ký tự động của Breezing.In được thiết kế với giao diện dễ sử dụng và quy trình đơn giản, giảm thiểu độ phức tạp trong đào tạo vận hành. Nhân viên có thể nhanh chóng làm quen với nền tảng, chỉ cần ít buổi đào tạo ban đầu. Phương pháp đơn giản hóa này không chỉ tăng tốc quá trình tiếp nhận mà còn nâng cao tính linh hoạt trong hoạt động. Nhân viên có thể dễ dàng thích ứng với các yêu cầu sự kiện khác nhau và quản lý quy trình đăng ký một cách hiệu quả mà không cần sự giám sát liên tục.
Việc đơn giản hóa quy trình đào tạo cho phép các nhà tổ chức sự kiện phân bổ tài nguyên một cách chiến lược hơn. Thời gian đào tạo rút ngắn có nghĩa là nhân viên có thể tập trung nhiều hơn vào việc cải thiện kỹ năng phục vụ khách hàng và tối ưu hóa sự tương tác với người tham dự. Sự chú trọng vào phát triển kỹ năng nâng cao chất lượng dịch vụ, đảm bảo trải nghiệm nhất quán và chất lượng cao cho người tham dự sự kiện.
- Tăng cường hiệu quả hoạt động:
Với sự giảm bớt phụ thuộc vào lao động thủ công, các nhà tổ chức sự kiện có thể phân bổ lại nguồn lực trước đây dành cho các nhiệm vụ đăng ký. Sự tái phân bổ chiến lược này cho phép các nhà tổ chức tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn, như lập trình sự kiện, gắn kết người tham dự và cung cấp nội dung. Bằng cách giải phóng nhân viên khỏi các công việc lặp đi lặp lại, Breezing.In nâng cao hiệu quả hoạt động và năng suất tổng thể.
Giải pháp công nghệ của Breezing.In cung cấp một phương pháp toàn diện để vượt qua các thách thức hoạt động và tài chính mà các nhà tổ chức sự kiện phải đối mặt. Bằng cách giảm chi phí nhân sự và đơn giản hóa quy trình đào tạo, Breezing.In giúp tạo ra một môi trường quản lý sự kiện hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn, đảm bảo trải nghiệm liền mạch cho cả nhà tổ chức và người tham dự.
